PROTOCOLO EMPRESARIAL

EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA



El protocolo es una disciplina que tiene como objetivos fundamentales ordenar convenientemente a las autoridades y símbolos participantes en un acto, asignarles el sitio que les corresponde en función de su categoría, jerarquía y grado de responsabilidad y, sobre todo, contribuir al desarrollo eficaz de la organización del evento.

Tradicionalmente, el protocolo se relacionó exclusivamente con las instituciones del Estado (la Corona, la Administración) o bien con instituciones como Reales Academias. Sin embargo, en estos últimos años se está comprobando la eficacia de su aplicación en el mundo de la empresa. En el caso de grandes empresas, de dimensión nacional, europea e incluso internacional, entendemos bien su sentido, pero ¿puede resultar útil el protocolo en la pequeña o mediana empresa? Si es así ¿cómo lo podemos aplicar?

La respuesta afirmativa a la primera pregunta está fuera de toda duda. La aplicación de un protocolo es útil pues nos marcará los pasos a seguir en una serie de actos y ceremonias, de mayor o menor solemnidad, que frecuentemente deberemos organizar y que en la medida en la que estén bien organizados, contribuirán a ofrecer una mejor imagen de nuestra empresa. Por ejemplo:

− Nombramiento de cargos: las personas que ocupan los puestos de dirección en la empresa deben ser nombrados en un momento dado, y circunstancias de esta especial trascendencia no pueden hacerse de cualquier forma. Tomando como ejemplo al protocolo institucional, organizaremos una ceremonia a celebrar en la sala de juntas, o sala que revista una mayor formalidad; planificaremos unas secuencias y, sobre todo, cuidaremos que el acto exprese en todo momento la importancia de nuestra empresa y la dignidad que conferimos a la persona que a partir de ese momento asumirá una gran importancia en su dirección: a mayor importancia de a empresa, mayor cuidado de sus ceremonias.

Juntas generales: la complejidad en su organización aumenta según sea el número de asistentes, a los que hay que sentar, aportar la documentación y cuidar de que durante la reunión dispongan de todos los servicios necesarios. Pero, además, el protocolo nos marcará el orden de colocación de los órganos de dirección, el orden correcto para las intervenciones, la disposición de las azafatas, la oportunidad de la colocación de las banderas oficiales o su situación respecto a las enseñas de empresa.

Reuniones de trabajo: la mayoría de las empresas disponen de una sala acondicionada para celebrar estas reuniones, en las que conviene aplicar también el protocolo correspondiente, que nos puede señalar el lugar en el que sentar al presidente de la empresa, las personas que deben estar situadas a su derecha e izquierda, la colocación respecto a la puerta de entrada y las ventanas, los turnos de participación, la forma de acudir vestidos a estas reuniones...


Viajes comerciales: Nuestra empresa podrá participar, en ocasiones, en expediciones comerciales a países extranjeros que, frecuentemente, tendrán costumbres y normas muy diferentes a las nuestras. En estos casos, es fundamental conocer de antemano los ritos y costumbres que siguen en sus negociaciones comerciales y empresariales: tipo de saludo, vestuario adecuado, agasajos en los negocios, ritmo en la negociación, temas, alimentos o colores prohibidos, cuestiones religiosas... !cuántas negociaciones han fracasado por un desconocimiento de las cultura del interlocutor empresarial!

Visitas de delegaciones: Una empresa que recibe la visita de una delegación debe saber agasajarla convenientemente: recibirles en el aeropuerto, poner un coche a su disposición, buscar un alojamiento adecuado: tratarles bien, pues el objetivo es finalizar nuestro proceso de negociación con éxito, lo que será más fácil con estos cuidados.

Programa de relaciones públicas: Toda empresa (pequeña, mediana y por supuesto, grande) debe diseñar un programa de relaciones públicas a su medida, enfocado a promocionar su producto o servicio a la sociedad. Además de las ya tradicionales exhibiciones comerciales, se pueden programar visitas para grupos, a través de las que se muestren las fases de producción, se dé a conocer el entorno en el que nace el producto, se haga una degustación o demostración ante los visitantes: todo con el fín de que éstos adquieran confianza y se conviertan en clientes.

Montaje y desarrollo de ceremonias: Descubrimiento de placa, corte de cinta, colocación de primera piedra... son ceremonias protocolarias tradicionales. Pero su montaje reviste, si no dificultad, si una cierta preparación y conocimiento de técnicas, que nos aclaren cuestiones sobre si es procedente invitar a autoridades políticas, el tratamiento a utilizar en las invitaciones, la redacción de los discursos o palabras en público...

Efectivamente, son muchos los temas a trabajar desde el punto de vista del protocolo empresarial. Además, queda claro como una empresa que trabaje bien estas cuestiones ofrecerá una imagen más digna, adecuada y profesional a las instituciones, a los medios de comunicación y, sobre todo, a sus clientes. Muchas empresas ofrecen un buen producto, pero de entre todas ellas, siempre vence la que logra “comunicar mejor”, la que ofrece el mensaje adecuado y la que muestra una imagen digna y correcta, cuestiones para las que resulta imprescindible un departamento de protocolo o, en su defecto, el recurso a un profesional que asesore convenientemente sobre estas cuestiones, que planifique eficazmente cualquier acto organizado desde a empresa y, sobre todo, que ofrezca a sus responsables la seguridad y confianza de que el mensaje que se ofrece al cliente es el más adecuado a los intereses del negocio.

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